Quy trình Bảo lãnh Viện phí

Flowchart chính

flowchart TD
    S([Bắt đầu: Liên hệ đối tác]) --> A1[Tiếp nhận hồ sơ từ đối tác]

    subgraph HO_SO["Kiểm tra hồ sơ"]
        A1 --> C1{Hồ sơ đầy đủ?}
        C1 -->|Thiếu| A2[Yêu cầu bổ sung hồ sơ]
        A2 --> A1
    end

    C1 -->|Đầy đủ| A3[Gửi hợp đồng cho các phòng ban]

    subgraph PHONG_BAN["Các phòng ban phản hồi"]
        A3 --> B1[Trưởng bộ phận Bảo lãnh<br/>Quy trình vận hành]
        A3 --> B2[Bộ phận Pháp chế HMC<br/>Pháp lý]
        A3 --> B3[Kế toán<br/>Điều khoản thanh toán]
        A3 --> B4[Phòng Kinh doanh<br/>Thông tin CSYT]

        B1 --> A4[Tổng hợp phản hồi]
        B2 --> A4
        B3 --> A4
        B4 --> A4
    end

    A4 --> A5[Gửi hợp đồng đã phản hồi cho đối tác]
    A5 --> A6[Nhận phản hồi từ đối tác]
    A6 --> C2{Đối tác đồng ý?}

    C2 -->|Cần thỏa thuận thêm| A7[Chuyển phản hồi cho các phòng ban chuyên môn]
    A7 --> A4

    C2 -->|Đồng ý| A8[Tiến hành ký qua DocuSign]

    subgraph TRINH_KY["Review trình ký"]
        A8 --> A9[Review trình ký]
        A9 --> A10[Ký nháy CFO]
    end

    A10 --> A11[Gửi hợp đồng bản scan triển khai]

    subgraph TRIEN_KHAI["Triển khai và lưu trữ"]
        A11 --> D1[Bộ phận Vận hành]
        A11 --> D2[Kế toán triển khai]
        A11 --> D3[Phòng Kinh doanh lưu hợp đồng gốc]
    end

    D1 --> E1[Báo cáo định kỳ ngày 1-3 hàng tháng]
    D2 --> E1
    E1 --> D4[Phòng Kinh doanh lưu báo cáo]

    D3 --> E([Kết thúc])
    D4 --> E

Các điểm quyết định quan trọng

1. Kiểm tra hồ sơ đầu vào

Đầu vào cần:

• Hợp đồng
• Giấy phép hoạt động
• Giấy phép kinh doanh
• Giấy ủy quyền (nếu có)

Logic:

• Nếu thiếu → yêu cầu bổ sung
• Nếu đầy đủ → tiếp tục

2. Xử lý phản hồi đối tác

Nhánh:

• Đồng ý → tiến hành ký
• Cần thỏa thuận thêm → quay lại tổng hợp phản hồi

Loop:

• Có thể lặp lại nhiều lần cho đến khi đối tác đồng ý

3. Phân chia trách nhiệm phòng ban

Các vấn đề cần lưu ý

1. Thời gian xử lý

• Thời gian sửa hợp đồng: 2-3 tuần
• Cần thiết lập SLA cho từng phòng ban

2. Cần xác định đầu mối

• Mỗi loại yêu cầu cần 1 đầu mối liên lạc
• Tránh tình trạng không biết bộ phận nào phụ trách

3. Báo cáo định kỳ

• Thời gian: Ngày 1-3 hàng tháng
• Nội dung: Báo cáo nội trú, ngoại trú
• Nơi nhận: Phòng Kinh doanh

Đề xuất cải tiến

1. Về quy trình

• Chuẩn hóa quy trình phân công và xử lý yêu cầu
• Thiết lập SLA cho từng loại yêu cầu
• Xây dựng quy trình hỗ trợ đối tác rõ ràng

2. Về nhân sự

• Bổ sung nhân sự cho bộ phận xử lý BLVP
• Đào tạo kỹ năng cho nhân viên
• Phân công đầu mối liên lạc rõ ràng

3. Về công nghệ

• Xây dựng hệ thống tracking hồ sơ BLVP
• Tối ưu hóa quy trình xác nhận bảo lãnh
• Áp dụng digitization để giảm thời gian xử lý

4. Về chính sách

• Xây dựng chính sách chiết khấu, hoa hồng cho đối tác
• Quy định rõ về chia sẻ thông tin y tế với đối tác
• Chuẩn hóa các điều khoản hợp đồng