1. Sự cố & vấn đề nổi bật

• Mạng yếu buổi sáng 15/10: Bác sĩ mò mẫm khám thủ công, nhập HIS bị thiếu, IT phải cứu chữa tới chiều mới đỡ. Rà soát nhập bù kéo lại dữ liệu khách hàng cho chuẩn.
• Khám nội bị tắc: Thuê BS Hoài An nhập HIS như rùa bò, bị chửi suốt. Đưa BS Sơn vào phụ vẫn không khá hơn. Cần BS Sơn đánh giá lại chất lượng, kiểm tra kỹ hồ sơ Hoài An làm.
• Khoa mắt khám cho có: Thiếu dụng cụ đo cận, không có máy đo cườm. Khách hàng kêu trời, lần sau đừng lặp lại pha “mắt mù” này.
• Máy siêu âm, điện tim lỗi liên tục: Không kết nối, không in nổi, nhiễu sóng, bên cho thuê hỗ trợ kiểu “chán đời”. Bộ phận phụ trách phải đập bàn với bên cho thuê, ràng buộc trách nhiệm cho ra trò.
• Khám răng cho vui, thiếu chuyên nghiệp: Nhờ BS Sơn kiểm tra, chỉnh lại đội ngũ thuê ngoài, không làm ăn kiểu “làm cho có”.
• Khám tai mũi họng: Không có kẹp banh mũi, kiểm tra kiểu “xem cho biết”.
• Điều phối như mơ ngủ, không nhận diện điểm nghẽn, thiếu chủ động dự phòng.

2. Nguyên nhân gốc rễ

• Quy trình rời rạc, thiếu hệ thống, chuẩn bị kiểu bị động, không có “sói đầu đàn” dẫn dắt.
• Công ty điện thờ ơ, chỉ “quăng cái phòng”, không hỗ trợ gì ra hồn.
• Đội y tế thiếu checklist, thiếu chủ động, vật dụng thiếu, ổ điện/dây kéo không dự phòng.
• IT hỗ trợ kiểu “cưỡi ngựa xem hoa”, thiếu người, phân công mơ hồ, không có kịch bản xử lý.
• Hồ sơ, giấy tờ, xác nhận BS toàn thủ công, quy trình lỏng lẻo.

3. Trách nhiệm

• Toàn hệ thống: Thiếu giao tiếp, phối hợp, chuẩn bị từ cả hai phía.
• Công ty điện: Thờ ơ, làm cho xong trách nhiệm phòng rồi… thôi.
• Trưởng bộ phận KSK: Không né được, phải chủ trì thực sự, không phải ngồi bàn giấy chỉ đạo.

4. Giải pháp cho lần sau

• Chuẩn bị chi tiết từng đầu việc, có checklist rõ ràng, không kiểu “làm đại”.
• IT cần tối thiểu 3 người, phân công trực phòng cụ thể, không chơi kiểu “đánh trận giả”.
• Dụng cụ, vật tư dự phòng phải đủ, tính trước tình huống phát sinh.
• Điều khoản hợp đồng phải ràng buộc hỗ trợ từ đối tác: phòng, thiết bị, nhân lực, điều kiện tối thiểu (wifi, ánh sáng, dây mạng, không gian).
• Cần một người chủ trì có năng lực thực sự, không phải kiểu “bàn giấy ra vẻ”.
• Xây dựng hệ thống tự động, quy trình bài bản thay cho thủ công, giảm ma sát, loại bỏ giấy tờ lằng nhằng.

5. Bài học kinh nghiệm

• Chuẩn bị & dự phòng tình huống còn quan trọng hơn xử lý sự cố lúc nó xảy ra.
• Điều phối là phải nhận diện điểm nghẽn và fix trước khi nó vỡ mồm ra.
• Tư duy hệ thống, kiểm soát, checklist, dự phòng là cốt lõi.
• Khách hàng cần trải nghiệm ngon, công ty cần xong việc và hiệu quả tài chính.
• Hệ thống tự động và công nghệ quan trọng hơn nhân lực thủ công.
• Loại bỏ quy trình giấy tờ thủ công ngu xuẩn, tối ưu hoá vận hành.

6. Yêu cầu bổ sung sau đợt khám

• Bộ phận phụ trách phải chuẩn bị kết quả gửi công ty đúng hạn, không “chờ sung rụng”.
• Hồ sơ khám leo cao: Đóng mộc “Đủ điều kiện leo cao” hoặc “Chưa đủ điều kiện” ghi rõ lý do, không làm kiểu “đánh dấu cho xong”.
• Hồ sơ lái xe: Thống kê hồ sơ thiếu hình để bổ sung, không để khách hàng phải đòi.